TSE, Bonpflicht und Kassenmeldung: die Pflichten für Pizzerien 2026

Die Kassenführung in Deutschland ist heute deutlich stärker reguliert als noch vor wenigen Jahren. Für Pizzerien mit hohem Baranteil heißt das: Technik, Abläufe und Dokumentation müssen so aufgesetzt sein, dass jeder Kassenvorgang vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufgezeichnet wird.

Die gute Nachricht: Die Regeln sind weder besonders kompliziert noch besonders teuer — wenn man sie einmal sauber abarbeitet.

Muss ich überhaupt eine elektronische Kasse haben?

Eine generelle Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland derzeit nicht. Du bist also nicht verpflichtet, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen.

Wer allerdings eines einsetzt, muss den kompletten Pflichtenkatalog erfüllen. Und in der Praxis ist der Betrieb ohne elektronische Kasse in der Gastronomie mit erheblichen Nachweisrisiken verbunden.

Die vier Pflichten im Überblick

1. TSE — technische Sicherheitseinrichtung

Jedes elektronische Kassensystem braucht eine zertifizierte TSE. Sie protokolliert jeden Vorgang, verhindert nachträgliche Änderungen, speichert die Daten für die Aufbewahrungsfrist und stellt eine Schnittstelle für die Finanzverwaltung bereit.

Sie kann als Hardware-Modul oder als Cloud-TSE laufen. Wichtig bei Hardware: Das Zertifikat hat ein Ablaufdatum. Läuft es ab, ist deine Kasse nicht mehr rechtskonform — rechtzeitig tauschen.

2. Belegausgabepflicht

Jeder Gast muss einen Beleg erhalten beziehungsweise angeboten bekommen — vom Espresso bis zum kompletten Menü, unabhängig von der Zahlungsart. Der Beleg darf auch digital ausgegeben werden, etwa per QR-Code oder E-Mail.

Wichtig: Der Kartenzahlungsbeleg des Terminals ersetzt den Kassenbon nicht, weil dieser die TSE-Signatur und die Transaktionsnummer enthalten muss.

3. GoBD und DSFinV-K-Export

Die Aufzeichnungen müssen GoBD-konform sein, und die Kassendaten müssen im standardisierten Format (DSFinV-K) exportierbar vorliegen. Das ist genau das, was bei einer Prüfung angefordert wird — lass dir vom Anbieter zeigen, wie dieser Export bei dir konkret funktioniert.

4. Meldepflicht über Mein ELSTER

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden — über das Portal Mein ELSTER. Gemeldet werden unter anderem Seriennummer der Kasse, TSE-Seriennummer, Zertifizierungs-ID und Betriebsdaten.

Zwei Punkte, die häufig übersehen werden: Jede einzelne Kasse ist zu melden, auch mobile Geräte und Kassen-Apps. Und auch die Außerbetriebnahme eines Systems sowie ein Standortwechsel lösen eine neue Meldung aus.

Wer die Frist für Altsysteme verpasst hat, sollte die Meldung umgehend nachholen und den Grund dokumentieren; wie Finanzämter mit nachgeholten Meldungen umgehen, ist unterschiedlich — hier lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Was passiert bei Verstößen

Verstöße gegen die Vorgaben können mit Bußgeldern geahndet werden — die allgemeine Bußgeldnorm sieht für bestimmte Fälle Beträge bis 25.000 Euro vor. Schwerer wiegt oft die Folge: Wird die Kassenführung verworfen, kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen, was zu erheblichen Nachzahlungen führt.

Die Kassennachschau kann während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung stattfinden. Der Prüfer braucht keinen besonderen Anlass.

Der Sonderfall: Ausfall der Kasse

Fällt das System aus, darf weitergearbeitet werden — aber nur bis zur schnellstmöglichen Reparatur. Der Ausfall ist auf den Belegen kenntlich zu machen, und Zeitpunkt, Dauer und Grund sind zu dokumentieren. Lass dir vom Hersteller bestätigen, dass alle Umsätze revisionssicher erfasst wurden.

Auch Stornos, Systemwechsel und Ausfälle gehören zu den Punkten, die in Prüfungen besonders genau angesehen werden. Dokumentation ist hier billiger als jede Diskussion im Nachhinein.

Checkliste für die Kassennachschau

1. Zertifizierte TSE aktiv und Zertifikat gültig.
2. Alle Kassen gemeldet, Meldebestätigungen abgelegt.
3. Belegausgabe funktioniert und wird gelebt.
4. DSFinV-K-Export getestet, nicht nur zugesagt.
5. Verfahrensdokumentation vorhanden.
6. Ausfälle, Stornos und Systemwechsel dokumentiert.
7. Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse laufen sauber.
8. Steuersätze korrekt hinterlegt (Speisen und Getränke — siehe Artikel zur Mehrwertsteuerumstellung).

Einmal im Jahr durchgehen, zum Beispiel beim Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Gilt die TSE-Pflicht auch für Tablet- und Cloud-Kassen? Ja. Entscheidend ist, dass es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt, nicht um die Bauform.

Muss ich jede Filiale und jede Station einzeln melden? Ja, jede Kasse mit Seriennummer und Inbetriebnahmedatum. Bei mehreren Standorten hängt die Zuordnung am jeweiligen Standort.

Reicht der Kartenbeleg als Kassenbon? Nein. Der Kassenbon mit TSE-Signatur und Transaktionsnummer ist zusätzlich auszugeben.

Was, wenn mein Anbieter mir nichts davon bestätigen kann? Das ist ein deutliches Warnsignal. Bei einer Nachschau stehst du gerade, nicht der Anbieter.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Betrieb kläre die Details mit deinem Steuerberater.