Software de reparto a domicilio: repartidores, tiempos y arqueo de caja

El reparto genera la mayor facturación y el mayor caos. Cada noche la misma escena: pedidos entrando por tres canales, repartidores saliendo con cuatro direcciones en extremos opuestos, clientes que llaman para saber dónde está su pizza y, al cierre, un recuento de efectivo que nunca cuadra a la primera.

Un software de reparto sirve para ordenar cuatro cosas: asignación, ruta, comunicación con el cliente y dinero.

El reparto no es "una mesa con dirección"

Muchos TPV de hostelería tratan el envío como un pedido con una dirección escrita encima. Falta todo lo que hay en medio: quién lo lleva, cuándo sale, cuánto tarda, cuánto hay que cobrar, qué se hace si el cliente no contesta.

El resultado es que la coordinación vive en la cabeza de una persona — normalmente el propietario — que se convierte en el cuello de botella de la noche. Si libra un día, el servicio empeora.

Lo que el software debe hacer de verdad

Asignar pedidos a los repartidores

Debes poder agrupar envíos por zona y asignarlos a un repartidor con un toque. Cada repartidor ve solo sus rutas, en orden, con dirección e importe.

La ventaja no es solo organizativa: cuando la asignación queda registrada, sabes en todo momento quién lleva qué pedido y cuánto efectivo hay en la calle.

Una app de repartidor de verdad

El repartidor necesita todo en el móvil sin llamar al local: la lista de pedidos que recoger, la dirección con navegación integrada, si el pedido está pagado online o hay que cobrarlo, y botones para llamar o mandar un SMS al cliente.

Hace falta también una gestión explícita del caso "el cliente no contesta", que es el imprevisto diario del reparto: debe poder marcarlo y seguir con la ruta sin bloquear el resto.

Tiempos prometidos realistas

El tiempo que se le dice al cliente no puede ser una estimación a ojo. Sale de dos variables: la carga del horno en esa franja y los repartidores disponibles. Un sistema que acepta pedidos sin límite a las 21:30 te garantiza una hora de reclamaciones.

Los envíos que ya van con retraso deben marcarse de forma visible, para poder repriorizarlos.

Zonas de reparto

Zonas distintas, tiempos distintos y, si procede, gastos de envío o pedido mínimo distintos. Definir bien los límites evita quemar cuarenta minutos de repartidor en un pedido de quince euros.

Cierre de turno y arqueo

Al final del servicio el repartidor debe cerrar turno entregando lo cobrado, con el resumen de lo que ha repartido. Es el punto donde más dinero se pierde sin sistema: no por deshonestidad, por desorden.

Un histórico semanal y mensual te dice además cuánto rinde cada repartidor, útil al montar los turnos del fin de semana.

Pedidos online propios, sin comisión

Cada pedido de plataforma te cuesta un porcentaje de cada venta y te corta del cliente: dirección, teléfono y frecuencia de compra se quedan en la plataforma.

Un canal propio no hará desaparecer las plataformas de un día para otro, pero desplaza de forma constante a los habituales a un canal sin comisión. En un cliente que pide dos veces al mes, la diferencia anual es considerable.

Tres cifras para revisar cada semana

• Tiempo medio de pedido a entrega, desglosado por franja. Si el viernes sube un 40 %, no llega la capacidad del horno o el número de repartidores.
• Porcentaje de entregas fuera de la hora prometida. Es el indicador real de calidad percibida.
• Entregas por hora y repartidor. Dice si la agrupación por zonas funciona o si tus repartidores salen medio vacíos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dejar del todo las plataformas? La estrategia realista es la convivencia: las plataformas traen clientes nuevos, tu canal retiene a los habituales.

¿Tengo que dar móvil de empresa a los repartidores? Normalmente no. Las apps de repartidor suelen funcionar en su propio teléfono, con un acceso que muestra solo sus rutas.

¿Cómo gestiono los cobros en efectivo? El sistema debe distinguir los pedidos pagados online de los que hay que cobrar y permitir un cierre de turno con entrega en caja y resumen.

¿Y si el cliente no contesta al telefonillo? Se gestiona como un caso previsto: aviso desde la app, intento de llamada y SMS, y continuación de la ruta según el protocolo que hayas definido.